Page 10 - My FlipBook
P. 10
• collegarsi a siti internet contenuti all'interno di messaggi solo quando vi sia comprovata sicurezza
sul contenuto degli stessi;
• salvare nelle cartelle del file server preventivamente comunicate dal Titolare del trattamento o
dal responsabile interno del trattamento tutte le informazioni e i documenti rilevanti per l’azienda
ottenuti attraverso lo scambio di email con partner, clienti e fornitori.
Non è consentito agli utenti, al contrario:
• diffondere il proprio indirizzo e-mail aziendale attraverso la rete internet;
• utilizzare la casella di posta elettronica aziendale per inviare, ricevere o scaricare allegati
contenenti video, brani musicali, ecc., salvo che questo non sia funzionale all’attività prestata in
favore della Società (es: presentazioni o materiali video aziendali).
Si ricorda che, salvo l'utilizzo di appositi strumenti di cifratura, i sistemi di posta elettronica non possono
garantire la riservatezza delle informazioni trasmesse. Pertanto, si richiede agli utenti di valutare con
attenzione l'invio di informazioni classificabili quali "riservate” o aventi comunque carattere
“strettamente confidenziale".
Occorre inoltre che i messaggi di posta elettronica contengano un avvertimento ai destinatari, nel quale
sia dichiarata l'eventuale natura non personale dei messaggi stessi e precisato che le risposte potranno
essere conosciute nell'organizzazione di appartenenza del mittente.
NB: Nei casi in cui la Società si doti di posta elettronica certificata si applicheranno, ove compatibili, le
presenti disposizioni.
Accesso alla casella di posta elettronica del lavoratore assente
Saranno messe a disposizione di ciascun Utente, con modalità di agevole esecuzione, apposite
funzionalità del sistema di posta elettronica che consentano di inviare automaticamente, in caso di
assenze programmate, messaggi di risposta che contengano le coordinate di altro soggetto cui
trasmettere le comunicazioni e-mail di contenuto lavorativo o altre utili modalità di contatto in caso di
assenza del lavoratore.
• In caso di eventuali assenze non programmate (ad es., per malattia), qualora il lavoratore non
possa attivare la procedura descritta (anche avvalendosi di servizi webmail), la Società,
perdurando l'assenza oltre un determinato limite temporale pari a 2 giorni, disporrà lecitamente,
sempre che sia necessario e mediante personale appositamente incaricato (ad es.,
l'amministratore di sistema oppure, se presente, un incaricato aziendale per la protezione dei
dati), l'attivazione di un analogo accorgimento (risposta automatica o re-indirizzamento),
avvertendo l'assente.
Nel caso, invece, la Società necessiti conoscere il contenuto dei messaggi di posta elettronica dell'Utente
resosi assente per cause improvvise o per improrogabili necessità legate all'attività lavorativa, si
procederà come segue:
• la verifica del contenuto dei messaggi sarà effettuata per il tramite di idoneo "fiduciario", da
intendersi quale lavoratore previamente nominato e/o incaricato (per iscritto) dall'Utente
assente;
• di tale attività sarà redatto apposito verbale e informato l'Utente interessato alla prima occasione
utile.
Cessazione dell'indirizzo di posta elettronica aziendale
In caso di interruzione del rapporto di lavoro con l'Utente, l'indirizzo di posta elettronica verrà subito
cancellato, compatibilmente con i tempi tecnici necessari, previa disattivazione dello stesso e la
contestuale adozione di sistemi automatici volti ad informare i terzi con l’attivazione di un messaggio
automatico di mancato recapito che fornisca a questi ultimi degli indirizzi alternativi riferiti all’attività
professionale della Società. In ogni caso, la società si riserva il diritto di conservare i messaggi di posta
elettronica per la tutela dei propri diritti per contenziosi in atto o a individuate situazione precontenziose.
Regolamento Per L’utilizzo Della Strumentazione Informatica Aziendale E Della Rete Internet – Rev.1.0
ASSISTENZA 2000 s.c.s. a r.l. – Ente del Terzo Settore – C.F. e P.I. 01583280449 Sistema di gestione qualità certificato
Sede legale ed operativa: Via del Commercio, 70 – 63100 Ascoli Piceno
R.I. di Ascoli Piceno n. 01583280449 - REA n. 157465 - Albo delle Cooperative n. A166969
Sistema Qualità Certificato UNI EN ISO 9001:2015 – Cert. SQ041573
Tel. e Fax. 0736/344135 – Cell. 335/7067340 – p.e.c. info@pec.assistenza2000.it
Pagina 10 di 12
sul contenuto degli stessi;
• salvare nelle cartelle del file server preventivamente comunicate dal Titolare del trattamento o
dal responsabile interno del trattamento tutte le informazioni e i documenti rilevanti per l’azienda
ottenuti attraverso lo scambio di email con partner, clienti e fornitori.
Non è consentito agli utenti, al contrario:
• diffondere il proprio indirizzo e-mail aziendale attraverso la rete internet;
• utilizzare la casella di posta elettronica aziendale per inviare, ricevere o scaricare allegati
contenenti video, brani musicali, ecc., salvo che questo non sia funzionale all’attività prestata in
favore della Società (es: presentazioni o materiali video aziendali).
Si ricorda che, salvo l'utilizzo di appositi strumenti di cifratura, i sistemi di posta elettronica non possono
garantire la riservatezza delle informazioni trasmesse. Pertanto, si richiede agli utenti di valutare con
attenzione l'invio di informazioni classificabili quali "riservate” o aventi comunque carattere
“strettamente confidenziale".
Occorre inoltre che i messaggi di posta elettronica contengano un avvertimento ai destinatari, nel quale
sia dichiarata l'eventuale natura non personale dei messaggi stessi e precisato che le risposte potranno
essere conosciute nell'organizzazione di appartenenza del mittente.
NB: Nei casi in cui la Società si doti di posta elettronica certificata si applicheranno, ove compatibili, le
presenti disposizioni.
Accesso alla casella di posta elettronica del lavoratore assente
Saranno messe a disposizione di ciascun Utente, con modalità di agevole esecuzione, apposite
funzionalità del sistema di posta elettronica che consentano di inviare automaticamente, in caso di
assenze programmate, messaggi di risposta che contengano le coordinate di altro soggetto cui
trasmettere le comunicazioni e-mail di contenuto lavorativo o altre utili modalità di contatto in caso di
assenza del lavoratore.
• In caso di eventuali assenze non programmate (ad es., per malattia), qualora il lavoratore non
possa attivare la procedura descritta (anche avvalendosi di servizi webmail), la Società,
perdurando l'assenza oltre un determinato limite temporale pari a 2 giorni, disporrà lecitamente,
sempre che sia necessario e mediante personale appositamente incaricato (ad es.,
l'amministratore di sistema oppure, se presente, un incaricato aziendale per la protezione dei
dati), l'attivazione di un analogo accorgimento (risposta automatica o re-indirizzamento),
avvertendo l'assente.
Nel caso, invece, la Società necessiti conoscere il contenuto dei messaggi di posta elettronica dell'Utente
resosi assente per cause improvvise o per improrogabili necessità legate all'attività lavorativa, si
procederà come segue:
• la verifica del contenuto dei messaggi sarà effettuata per il tramite di idoneo "fiduciario", da
intendersi quale lavoratore previamente nominato e/o incaricato (per iscritto) dall'Utente
assente;
• di tale attività sarà redatto apposito verbale e informato l'Utente interessato alla prima occasione
utile.
Cessazione dell'indirizzo di posta elettronica aziendale
In caso di interruzione del rapporto di lavoro con l'Utente, l'indirizzo di posta elettronica verrà subito
cancellato, compatibilmente con i tempi tecnici necessari, previa disattivazione dello stesso e la
contestuale adozione di sistemi automatici volti ad informare i terzi con l’attivazione di un messaggio
automatico di mancato recapito che fornisca a questi ultimi degli indirizzi alternativi riferiti all’attività
professionale della Società. In ogni caso, la società si riserva il diritto di conservare i messaggi di posta
elettronica per la tutela dei propri diritti per contenziosi in atto o a individuate situazione precontenziose.
Regolamento Per L’utilizzo Della Strumentazione Informatica Aziendale E Della Rete Internet – Rev.1.0
ASSISTENZA 2000 s.c.s. a r.l. – Ente del Terzo Settore – C.F. e P.I. 01583280449 Sistema di gestione qualità certificato
Sede legale ed operativa: Via del Commercio, 70 – 63100 Ascoli Piceno
R.I. di Ascoli Piceno n. 01583280449 - REA n. 157465 - Albo delle Cooperative n. A166969
Sistema Qualità Certificato UNI EN ISO 9001:2015 – Cert. SQ041573
Tel. e Fax. 0736/344135 – Cell. 335/7067340 – p.e.c. info@pec.assistenza2000.it
Pagina 10 di 12
